Intern toezicht

In principe hebben alle vergunningplichtige zorginstellingen een interne toezichthouder. Er is een aantal uitzonderingen.

Uitzonderingen

De interne toezichthouder is niet verplicht voor instellingen:

  • met tien of minder zorgverleners;
  • met vijfentwintig of minder zorgverleners én die als instelling tegelijkertijd voldoet aan beide onderstaande criteria:
    • bij de instelling kunnen cliënten niet gedurende ten minste een etmaal verblijven;
    • er is geen sprake van medisch specialistische zorg en evenmin van persoonlijke verzorging, begeleiding of verpleging;
  • die een familie- of ouderinitiatief zijn.

Daarnaast is een klein aantal specifieke uitzonderingen:

  • academische ziekenhuizen
  • instellingen die zijn aangewezen als private instelling voor de verpleging van ter beschikking gestelden op grond van de Wet forensische zorg
  • particuliere inrichtingen (als bedoeld in de Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen).

Goed om te weten:

  • Een bestaande zorginstelling die op 1 januari 2022 een door het CIBG verleende WTZi-toelating heeft en Wtza-vergunningplichtig is, heeft al een interne toezichthouder. De instelling voldoet vanaf dan ook aan de aanvullende regels voor het intern toezicht (tenzij de interne toezichthouder voor die instelling niet meer verplicht is).
  • Omdat de eis van een interne toezichthouder is verbonden aan de doelgroep die ook over een vergunning moet beschikken, geldt de eis niet voor zorgaanbieders die zijn uitgezonderd van de vergunningplicht.

Eisen aan het toezicht

De eisen aan de interne toezichthouder die zijn opgenomen in artikel 3 Wtza, zijn overgenomen uit het Uitvoeringsbesluit WTZi en zien voornamelijk toe op de onafhankelijkheid van de interne toezichthouder.

Het interne toezicht dient aan de volgende formele eisen van onafhankelijkheid te voldoen:

Onafhankelijke taakvervulling
Bepaalde functies zijn onverenigbaar met het lidmaatschap van de interne toezichthouder. Geen persoon kan tegelijk deel uitmaken van de interne toezichthouder en de dagelijkse of algemene leiding van de instelling. Zo voorkomt u (de schijn van) financiële, personele en/of familiale belangenverstrengeling.

  1. Samenstelling
    De interne toezichthouder is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch opereren. Er zijn tenminste drie leden, zij zijn maximaal vier jaar lid van de toezichthouder en kunnen die periode eenmaal met vier jaar verlengen.
  2. Taken en bevoegdheden vastleggen
    De interne toezichthouder behartigt het maatschappelijk belang en stelt een profielschets op voor de leden van interne toezichthouder. Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de interne toezichthouder en het bestuur zijn vastgelegd. Dit geldt ook voor hoe eventuele interne conflicten tussen de interne toezichthouder en de leiding worden aangepakt.
    Het bestuur verstrekt tijdig informatie aan de interne toezichthouder, in ieder geval eenmaal per jaar schriftelijk de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en beheers- en controlesystemen.

De verdere uitwerking van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden legt u vast in de statuten of het reglement van uw instelling. IGJ ziet toe op de naleving hiervan.

Daarnaast gelden de volgende kaders:

  • Om de informatiepositie van de interne toezichthouder te versterken, is de zorgaanbieder verplicht de interne toezichthouder de benodigde gegevens te leveren.
  • De interne toezichthouder wordt tenminste één keer per jaar schriftelijk op de hoogte gesteld van in ieder geval de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de instelling.
  • De interne toezichthouder richt zich op het belang van de instelling, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden (zoals werknemers en cliënten). Met het maatschappelijk belang wordt gedoeld op de belangen van kwaliteit, betaalbaarheid en toegankelijkheid van de door de instelling geleverde zorg.
    Dit sluit aan op het Burgerlijk Wetboek en het toezichtkader goed bestuur van de IGJ en Nza.
  • Om de interne toezichthouder te dwingen na te denken over de taak waarvoor de interne toezichthouder zichzelf gesteld ziet en welke past bij de behoeften van de instelling, is de zorgaanbieder verplicht ervoor zorg dragen dat de interne toezichthouder een profielschets opstelt voor de leden van de interne toezichthouder.

Uitwerking transparantie-eisen Wtza; eisen aan de bestuursstructuur

In artikelen 7, 8 en 9 van het Uitvoeringsbesluit WTZa staan de bepalingen met betrekking tot de bestuursstructuur. Deze eisen zijn als volgt:

  1. De instelling borgt de onafhankelijke taakvervulling door de interne toezichthouder. Dit betekent in ieder geval dat:
    a. een lid van de interne toezichthouder geen andere financiële vergoeding van de instelling ontvangt dan een passende vergoeding voor de als lid van de interne toezichthouder verrichte werkzaamheden;
    b. een lid van de interne toezichthouder, diens echtgenoot of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:

1° tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling;

2° in de periode van een jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder niet tijdelijk heeft voorzien in de dagelijkse of algemene leiding van de instelling bij belet of ontstentenis van een of meer leden van de dagelijkse of algemene leiding;

3° tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen werknemer van de instelling is dan wel krachtens een overeenkomst van opdracht werkzaamheden voor de instelling heeft verricht;

4° tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen zakelijke relatie onderhoudt met de instelling die de onafhankelijkheid van het lid van de interne toezichthouder dan wel het vertrouwen in die onafhankelijkheid in gevaar brengt;

5° geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een andere instelling indien een lid van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling lid is van de interne toezichthouder van die andere instelling;

6° geen aandelen in de instelling houdt;

7° geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt dan wel van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht;

8° geen lid is van de interne toezichthouder van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht, tenzij die andere instelling een dochtermaatschappij van de instelling is als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of die andere instelling met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

9° geen lid is van de interne toezichthouder van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt, tenzij die rechtspersoon met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

  1. De interne toezichthouder richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de instelling, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden.
  1. De interne toezichthouder stelt een profielschets op voor de leden van de interne toezichthouder rekening houdend met de aard van de instelling, diens activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de interne toezichthouder.
  1. De instelling verschaft de interne toezichthouder tijdig, en desgevraagd schriftelijk, de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens.
  1. De instelling stelt de interne toezichthouder voorts ten minste eenmaal per jaar schriftelijk op de hoogte van in ieder geval:
  1. de hoofdlijnen van het strategisch beleid;
  2. de algemene en financiële risico’s; en
  3. het beheers- en controlesysteem van de instelling.

Uitwerking eisen aan de bedrijfsvoering

De zorginstelling verklaart op het aanvraagformulier aan deze eisen te voldoen.

In de Wet Marktordening Gezondheidszorg staan de bepalingen met betrekking tot de bedrijfsvoering. Deze eisen houden in dat:

  • de instelling beschikt over een schriftelijke regeling waarin een eenduidige verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de financiële bedrijfsvoering is opgenomen die aansluit op de dagelijkse praktijk van deze instelling;
  • binnen de instelling in financiële zin activiteiten op het gebied van de zorgverlening op navolgbare en controleerbare wijze worden onderscheiden van andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten;
  • de ontvangsten, betalingen en de aangetrokken financiële derivaten in de financiële administratie traceerbaar zijn naar bron en bestemming en duidelijk is wie op welk moment welke verplichtingen voor of namens de instelling, is aangegaan.

Statuten: concept of definitieve?

Bij de indiening van uw aanvraag mag u conceptstatuten meesturen. Na beoordeling informeert het CIBG u of deze aan de transparantie-eisen voldoen of dat u ze moet aanpassen. U moet de akte daarna wel door de notaris laten passeren. Een toelating wordt uitsluitend afgegeven op basis van definitieve statuten.

Hoe vind ik toezichthouders?

Vraag hierover advies bij de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (NVTZ): www.nvtz.nl

De NVTZ heeft ook model-documenten.

Wilt u meer weten?

Op onze pagina met veelgestelde vragen en antwoorden vindt u onder het kopje 'Intern toezicht' meer informatie over het toezicht.

Meer informatie over het doel van de vergunningplicht, de toezichthouders en welke regels er gelden, vindt u in de Wtza brochure Toezicht.