De eisen aan de interne toezichthouder gaan vooral over diens onafhankelijkheid en de informatiepositie.
Onafhankelijkheid
Bepaalde functies zijn niet te combineren met het lidmaatschap van de interne toezichthouder. Toezichthouders mogen niet in een positie komen waarin hun onafhankelijkheid ten opzichte van de zorgaanbieder in gevaar komt. Dat is in ieder geval zo als zij:
werknemer, eigenaar of leidinggevende zijn bij de zorgaanbieder;
een familieband hebben met iemand bij de organisatie;
een zakelijke relatie onderhouden bij de organisatie;
op een andere manier financieel belang hebben bij de resultaten van de bij de organisatie.
Ook in andere situaties kan de onafhankelijkheid in gevaar komen. U kunt zelf het beste beoordelen of daarvan sprake is. Vermijd in ieder geval situaties waarin (de schijn van) financiële, personele of familiale belangenverstrengeling kan ontstaan.
In het algemeen geldt dat de dagelijkse of algemene leiding ervoor moet zorgen dat er een interne toezichthouder is die toezicht houdt op het beleid van de dagelijkse of algemene leiding van en de algemene zaken binnen de zorgaanbieder. De interne toezichthouder moet daarbij rechtstreeks toezicht kunnen houden op het niveau waar de voor de zorgaanbieder belangrijke beleidsbeslissingen kunnen worden genomen.
Bij een holdingstructuur betekent dit dat het niet voldoende is als er alleen op het niveau van de moedermaatschappij (die geen zorgaanbieder is) een interne toezichthouder actief is. Die toezichthouder moet ook daadwerkelijk toezicht kunnen houden op het dagelijks beleid en de gang van zaken binnen de dochteronderneming die wél zorgaanbieder is. Het omgekeerde geldt ook: een toezichthouder op het niveau van de dochteronderneming kan niet volstaan als het toezicht op de moedermaatschappij nodig is.
Zaken die in een reglement/statuten moeten staan
In het overzicht hieronder vindt u de eisen die in een reglement/statuten moeten staan:
Samenstelling. De interne toezichthouder is zó samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch opereren. De interne toezichthouder bestaat uit minimaal drie leden. Zij worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar, met de mogelijkheid om één keer voor nog eens vier jaar te worden herbenoemd.
Taken en bevoegdheden vastleggen. Bij het vastleggen van de taken en bevoegdhedengelden de volgende kaders:
Om de informatiepositie van de interne toezichthouder te versterken, moet de zorgaanbieder verplicht alle benodigde gegevens aanleveren.
De interne toezichthouder ontvangt minstens één keer per jaar schriftelijk informatie over in elk geval:
de hoofdlijnen van het strategisch beleid;
de algemene en financiële risico’s;
de beheers- en controlesystemen.
De interne toezichthouder richt zich op het belang van de organisatie, het maatschappelijke belang en dat van de betrokkenen (zoals medewerkers en cliënten). Met het maatschappelijk belang wordt gedoeld op de kwaliteit, betaalbaarheid en toegankelijkheid van de geleverde zorg.
De zorgaanbieder moet ervoor zorgen dat de interne toezichthouder een profielschets opstelt voor zijn leden. Daarmee kan de toezichthouder bewust nadenken over zijn rol en over wat de organisatie nodig heeft.
De uitwerking van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden legt u vast in de statuten of het reglement van uw organisatie. De IGJ ziet toe op de naleving hiervan. Hoewel geen wettelijke norm, verwijzen we voor de taakvervulling van het intern toezicht ook naar de Governancecode Zorg.
Bij het indienen van uw vergunningaanvraag mag u conceptstatuten meesturen. Na beoordeling informeert het CIBG u of deze aan de transparantie-eisen (zie hieronder) voldoen of dat u ze moet aanpassen. U moet de akte daarna wel door de notaris laten passeren. Een vergunning wordt uitsluitend afgegeven op basis van definitieve statuten.
Uitwerking transparantie-eisen Wtza: eisen aan de bestuursstructuur
In het Uitvoeringsbesluit Wtza staan de bepalingen over de bestuursstructuur. Deze moeten verwerkt zijn in de statuten. Ook kunt u gebruik maken van de modeldocumenten van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn. Hieronder vindt u de genoemde artikelen.
De interne toezichthouder bestaat uit ten minste drie natuurlijke personen.
Een persoon wordt voor ten hoogste vier jaar aangesteld als lid van de interne toezichthouder van de instelling. Deze periode kan eenmaal met ten hoogste vier jaar worden verlengd. De al dan niet aaneengesloten totale periode waarin een persoon lid is van de interne toezichthouder van de instelling is ten hoogste acht jaar.
De instelling borgt de onafhankelijke taakvervulling door de interne toezichthouder. Dit betekent in ieder geval dat:
a. een lid van de interne toezichthouder geen andere financiële vergoeding van de instelling ontvangt dan een passende vergoeding voor de als lid van de interne toezichthouder verrichte werkzaamheden;
b. een lid van de interne toezichthouder, diens echtgenoot of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling;
in de periode van een jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder niet tijdelijk heeft voorzien in de dagelijkse of algemene leiding van de instelling bij belet of ontstentenis van een of meer leden van de dagelijkse of algemene leiding;
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen werknemer van de instelling is dan wel krachtens een overeenkomst van opdracht werkzaamheden voor de instelling heeft verricht;
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen zakelijke relatie onderhoudt met de instelling die de onafhankelijkheid van het lid van de interne toezichthouder dan wel het vertrouwen in die onafhankelijkheid in gevaar brengt;
geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een andere instelling indien een lid van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling lid is van de interne toezichthouder van die andere instelling;
geen aandelen in de instelling houdt;
geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt dan wel van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht;
geen lid is van de interne toezichthouder van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht, tenzij die andere instelling een dochtermaatschappij van de instelling is als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of die andere instelling met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;
geen lid is van de interne toezichthouder van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt, tenzij die rechtspersoon met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Onder instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en onderdeel b, wordt mede verstaan een dochtermaatschappij van de instelling als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek alsmede met de instelling in een groep verbonden rechtspersonen of vennootschappen als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Onder lid van de dagelijkse of algemene leiding als bedoeld in de subonderdelen 1, 5 en 7 van onderdeel b van het eerste lid, wordt mede verstaan de natuurlijke persoon die het beleid van de instelling heeft bepaald of mede heeft bepaald, als ware hij lid van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling.
De interne toezichthouder richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de instelling, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden.
De interne toezichthouder stelt een profielschets op voor de leden van de interne toezichthouder rekening houdend met de aard van de instelling, diens activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de interne toezichthouder.
De instelling verschaft de interne toezichthouder tijdig, en desgevraagd schriftelijk, de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens.
De instelling stelt de interne toezichthouder voorts ten minste eenmaal per jaar schriftelijk op de hoogte van in ieder geval:
a. de hoofdlijnen van het strategisch beleid;
b. de algemene en financiële risico’s; en
c. het beheers- en controlesysteem van de instelling.
